သင္လုပ္ငန္းေတြ အျခားႏိုင္ငံႏွင့္ယွဥ္တဲ့အခါ Digital Transformation လုပ္ဖို႔ လိုလာတာကို သတိထားမိၾကမွာပါ။
ဒါဆိုရင္ လုပ္ငန္းေတြ Digitalize လုပ္ဖို႔အတြက္ Digital Marketing ေတြ၊ Computerized System ေတြ၊ Accounting Software ေတြမသံုးခင္ Business Communication မွာ အေျခခံက်တဲ့ Business Email ကို ထိထိေရာက္ေရာက္ သံုးတတ္ၿပီလား ျပန္စဥ္းစားၾကည့္ပါ။
ျမန္မာလုပ္ငန္း႐ွင္အမ်ားစုက email ကို communication tool အေနနဲ႔ ထိထိေရာက္ေရာက္ အသံုးျပဳသူနည္းေနပါေသးတယ္။ Email ကို communication သာမက ဝန္ထမ္းအခ်င္းခ်င္း collaborate လုပ္ႏိုင္တဲ့ tool အျဖစ္သံုးလာႏိုင္ပါၿပီ။ ဆိုလိုတာက Email သည္ စာပို႔ရန္ႏွင့္ စာလက္ခံရန္အတြက္သာ မဟုတ္ဘဲ ဝန္ထမ္းအခ်င္းခ်င္း ဆက္သြယ္ရန္အတြက္၊ group ဖြဲ႔ကာ data & information မ်ားကို social media style အတိုင္း အခ်င္းခ်င္း like, comment, share ေတြကိုလုပ္လာႏိုင္ပါၿပီ။
အရင္တုန္းကဆိုရင္ တျခား ဌာနက သူေတြကို email forward လုပ္ေတာ့မယ္ဆိုရင္ Cc မွာ တစ္ေယာက္ခ်င္းစီ add လုပ္စရာမလိုေတာ့ပါဘူး။ သက္ဆိုင္ရာ group ကို email ပို႔လိုက္ရံုပါပဲ။ ဥပမာ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ကို ပို႔လိုက္ရင္ Finance group မွာ ရိွတဲ့သူအားလံုး ဆီေရာက္သြားပါမယ္။ ဒါမဟုတ္ social media style အတိုင္း email ကို post တင္ၿပီး share ႏိုင္ပါေသးတယ္။ ဒီထက္ပိုေကာင္းတဲ့ feature က ကိုယ့္ေအာက္က ဝန္ထမ္းေတြကို task ေတြ၊ assign ခ်ႏိုင္ပါေသးတယ္။ ဥပမာ marketing ဌာနက ဝန္ထမ္းေတြကို ဘယ္သူက ဘယ္ေန႔အၿပီး brochure design အၿပီးဆြဲတာမ်ိဳး။ ၿပီးေတာ့ ေအာက္က ဝန္ထမ္းေတြရဲ႕ accounts ေတြကို password က အစ၊ ကိုယ္ မသံုးေစခ်င္တဲ့ website ေတြကို ပိတ္ထားလို႔ရပါတယ္။
သင့္စီးပြားေရးလုပ္ငန္းအတြက္ မိတ္ဆက္ပြဲေတြ လုပ္ေတာ့မယ္ဆိုရင္
ဝန္ထမ္းေတြအေနနဲ႔ အေရးႀကီး email ေတြ မပို႔ခင္ အထက္အရာ႐ွိက စစ္ေဆးဖို႔ draft ကို share လို႔ရတယ္။ အျပင္က customer ေတြ vendor ေတြနဲ႔ ဆိုရင္ ကိုယ့္ email ကို ပို႔ခ်င္တဲ့အခ်ိန္ schedule ေပးလို႔ရပါတယ္။ သတိေမ့သြားလို႔ email မပို႔မိတာ မျဖစ္ေတာ့ပါဘူး။ ကိုယ့္ဆီကို အေႂကြးေတာင္းထားတဲ့ email ေတြကိုလည္း ရက္မျပည့္ခင္ သတိေပးခ်င္ရင္ email reminder အေနနဲ႔ထားလို႔ရတယ္။ ေနာက္တစ္ခုက ကိုယ္ပို႔လိုက္တဲ့ email ကို လက္ခံတဲ့သူက ဖြင့္ဖတ္ၿပီး၊ မဖတ္ၿပီး သိေအာင္လုပ္လို႔ရပါေသးတယ္။ကိုယ့္စီစဥ္သည့္ ပြဲေတြကို email နဲ႔ invite လုပ္လို႔ရပါေသးတယ္။ ေဖ့စ္ဘုတ္ event လိုပဲ Yes, May be, No ေတြ ႏိွပ္ၿပီး email ထဲကပဲအေၾကာင္းျပန္လို႔ရပါတယ္။
ကိုယ္ေတာင္းထားတဲ့ quotation ကို ကိုယ့္ vendor က အခ်ိန္အတိုင္းအတာ တစ္ခုထိေအာင္ reply မျပန္ေသးရင္ ကိုယ့္အေနနဲ႔ auto reminder email ကို setting ေပးထားလို႔ရပါတယ္။ vendor တစ္ေယာက္ခ်င္းစီ reminder ပို႔စရာမလိုေတာ့သည့္အတြက္ purchaser တာဝန္ယူထားတဲ့ သူမ်ားအတြက္အဆင္ေျပပါတယ္။ ကိုယ့္ဆီဝင္လာတဲ့ email ေတြကို အမ်ိဳးအစားခြဲ tag လုပ္လို႔ရပါေသးတယ္။ Inbox ထဲမွာ တျခား email ေတြက ပို႔ထားသည့္ attached file ႐ွာမေတြ႔တာမ်ိဳး ျဖစ္ဖူးၾကပါလိမ့္မယ္။ အဲဒါကို ေျဖ႐ွင္းေပးႏိုင္တာက attachment viewer ပါ။ attached file ေတြကို တစ္ေနရာတည္း မွာ တစုတစည္းထဲ ႐ွာေဖြႏိုင္ပါတယ္။
အေရးႀကီးဆံုးက email မွားပို႔တဲ့အခါ (၂) နာရီအတြင္း ျပန္ဆယ္လို႔ရေအာင္ လုပ္ႏိုင္ျခင္းပါ။ ေနာက္တစ္ခုက ကိုယ့္ဆီကို customer က email address မွားပို႔လို႔ email မဝင္မွာပူစရာမလိုေတာ့ပါဘူး။ ဥပမာ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. အစား This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. လို႔ customer က မွားပို႔မိတဲ့အခါမ်ိဳး လံုျခံဳေရးအေနနဲ႔ ကိုယ့္ဖုန္းနံပါတ္ကို ပို႔ထားတဲ့ code နဲ႔မွသာ log in ဝင္လို႔ရတာမ်ိဳးပါ။ ဆိုလိုတာက password သိရံုနဲ႔ account ခိုးလို႔မရေတာ့ပါဘူး။ Account တစ္ခုကို email address အကန္႔သတ္မရိွ ဖြင့္ႏိုင္ပါတယ္။ SME လုပ္ငန္း႐ွင္တစ္ေယာက္က သူတစ္ေယာက္ထဲ account ရိွေပမယ့္ address အမ်ိဳးမ်ိဳးထားသလိုမ်ိဳးေပါ့။ ဝင္လာတဲ့ email ေတြကို Filter လုပ္ၿပီး folder ထဲေေရႊ႕တာေတြ၊ vacation reply ေတြ၊ Auto signature ထည့္တာေတြကေတာ့ gmail မွာလည္းလုပ္လို္ရေတာ့ မေျပာေတာ့ပါဘူး။
Source; LoyalMandalay
